Telefonda Etkili İletişim Teknikleri Yazı Dizisi – Bölüm 1

Okuyacağınız notlar AdresGezgini Pazarlama birimindeki arkadaşlarımız Yeşim KARAKAŞ ve Yeliz KARAKAŞ tarafından Sayın Coşkun YENİ’nin kitabından derlenmiştir. Müşterileriniz ve hitap ettiğiniz kitle ile iletişiminizde son derece önemli bir araç olan telefonun etkili kullanılması için önemli olduğunu düşündüğümüz bazı teknikler detaylı olarak anlatılmaktadır

• İnsanlar bizi gördükleri andan itibaren 60 saniye içinde hakkımızda görüşleri oluşur. Öte yandan telefondaki sesimize göre de insanlar hakkımızda bir yargıya sahip olurlar.
• İnsanlar telefonun öbür ucunda bizi göremediklerinden, sadece söylediğimiz şeylere göre değil, aynı zamanda onları nasıl söylediğimize bakarak da bizim hakkımızda bir yargıya sahip olurlar.
• Aslında telefonda iletişim iki yolla sağlanır:

1. Ne söylediğimiz (sözlü).
2. Onu nasıl söylediğimiz

• ABD’de yapılan bir araştırmaya göre, telefonda konuşurken insanların %87’si ses tonumuz ve sadece %13’ü kullandığımız sözcüklere göre fikir sahibi olurlar. İnsanlar, telefondaki ses tonumuz vasıtasıyla kişiliğimizi ve davranış biçimimizi duyabilirler!

Telefonu etkili bir biçimde kullanmak;

1. Diğer kişilerden istediğiniz bilgi ve hizmeti kısa sürede alabilmeniz.
2. Diğer kişilerin sizden istediği bilgi ve hizmeti kısa sürede alabilmeleri demektir.

• Sizi arayan kişinin ne istediğini bilin.
• Sorunların üstesinden nasıl gelebileceğinizi anlamaya çalışın.
• Vermek istediğiniz mesajı açık bir şekilde ve mümkün olan en kısa sürede verin.
• Beden dilinizin, gülümsemenizin ve ses tonunuzun önemini aklınızdan çıkartmayın.

Sesli İletişim

• ABD’de yapılan bir araştırma sonucuna göre, dinleyicilerin kafalarında konuşucunun telefondaki ses kalitesine göre yönetme ve otorite gücü, zekası, eğitim düzeyi ve güvenirliği hakkında bir fikir oluştuğu tespit edilmiştir. Tok bir ses güçlü ve sağlam, cılız ve tiz bir ses ise zayıf ve güven vermeyen bir intiba yaratır.
• Etkin dinleme beceriniz ve ses özelliğiniz kendinizi telefonda iyi bir şekilde sunmanıza çok büyük katkı sağlar.

Ses Tonu

• Şahıs olarak bir televizyon gibiyizdir. Bizim de görüntümüz, sesimiz, rengimiz ve hareketlerimiz vardır. Telefonda ise bir radyo gibiyizdir. Tek sahip olunan nitelik ses, ses tonumuz ve dinleyicinin hayal gücüdür.
• Aynı sözcükler her ses tonunda farklı anlamlar ifade eder. Bu nedenle, telefonu kaldırmadan önce gülümseyin ve telefondaki konuşmanız boyunca gülümsemeyi sürdürün. Bu çaba, olumlu ve verimli bir iletişim kurmak için önemli bir aşamadır.
• Ses tonu, sesinizin yüksekliğini veya alçaklığını belirtir. Telefondaki yüksek bir ses tonu, siz ahizeyi kulağınızdan uzaklaştırmanıza neden olurken, alçak bir ses tonu da konuşulanları duymanızı ve verilmek istenen mesajı anlamanızı zorlaştırabilir. Her iki uç örnek de dinleyicinin dikkatini dağıtır, dikkatinizi mesaj ve sözcükler yerine ses üzerine vermenize neden olur.

Telefondaki Sesinizi Değerlendirin

• Telefondaki sesimiz kişiliğimizdir, bir başka deyişle karakterimizi ve ruh yapımızı yansıtır. Dinleyici üzerinde bizim samimi veya soğuk, kendimize güvenli veya korkak, rahat veya gergin olduğumuz izlenimini yaratabilir.

Ses Perdesi: Monoton veya mekanik bir şekilde mi konuşuyorsunuz? Normal bir konuşmada ses perdesi değişir. Bu değişiklikler sesin yükselmesi ve alçalması olarak bilinir. Ses perdenizi değiştirme tekniğini ne kadar fazla kullanırsanız, ses tonunuz o kadar çok etkili olur. Unutmayın ki ne kadar çok stres altında olursanız, ses perdeniz de o kadar çok yükselir ve sesiniz tiz veya gergin çıkar.

Ses Hızı: Şayet çok yavaş konuşursanız dinleyicinin dikkatini kaybedersiniz. Bunun tersine şayet çok hızlı konuşursanız, üstelik uzun cümleler kullanıyorsanız dinleyici sizi takip edemez. Her iki durumda da aktarmak istediğiniz bilgi yerine ulaşmaz. İnsanları ilgili tutabilmek için sorular sorarak konuşmaya dahil edin ve sizi rahatlatacak hızda konuşun.

Karşımızdaki kişi çok hızlı veya mırıldanarak konuştuğunda dikkatimiz dağılır. İnsanlar genellikle gergin, sinirli veya huzursuz olduklarında böyle konuşurlar. Bu, aynı zamanda güven eksikliğinin de bir göstergesi olabilir. Bu şekilde konuşan kişiler, dinleyicinin dikkatini kaybetmeden bir an evvel söylemeleri gerekenleri karşı tarafa iletmeleri gerektiğini düşünürler. Telefonda olumlu ve güçlü bir ses yaratmak için sesinizi kaydedin. Defalarca sesinizi dinleyin, daha sonra analiz edin ve aşağıdakilerden hangisi gibi çıktığına dikkat edin:

1. Gereğinden fazla yüksek,
2. Gereğinden fazla enerjik,
3. Çok alçak,
4. Çok yavaş

Daha sonra kendinize aşağıdaki soruları sorun:

1. Kendimden emin bir şekilde mi konuşuyorum?
2. Çok mu hızlı konuşuyorum?
3. Sözcükleri ağzımda yutuyor muyum?
4. Sesim güvensiz mi çıkıyor?

Enerji: Sesinizdeki enerji, davranışınızı ve coşkunuzu yansıtır. Enerjinizin düşük olduğunu hissettiğinizde gözlerinizi kapatın ve geçenlerde yaşadığınız birkaç mutlu anı hayal edin, derin nefes alın, geniş adımlarla oda içinde yürüyün, telefona ayağa kalkarak cevap verin.

Vücudun Duruşu: Doğru ve dik duran bir vücut, daha rahat nefes almanızı ve daha etkili bir nefes çıkarmanızı sağlar. Konuşurken ağzınızda kalem, sakız gibi şeyler bulundurmayın. Telefonda Nasıl Bir İnsan Olduğunuzu Bilin

• Sizinle insanlar rahatlıkla iletişim kurabiliyorlar mı?
• Telefonunuz her zaman meşgul mü?
• Telefonunuz uzun süre çalıyor mu?
• Mesaj alma sisteminiz yeterli mi?
• Telefonda sesiniz nasıl geliyor?
• En son ne zaman telefon görüşmesi eğitimi aldınız?
• Diğer kişileri aradığınızda en çok ne canınızı sıkıyor?
• Sizinle telefonda konuşurlarken arkadaşlarınıza hiç telefondaki olumlu ve olumsuz yönlerinizi sordunuz mu?